Portefeuille­management Politie

Binnen het team Landelijk Portefeuillemanagement van de Nationale Politie is Cleverstone gevraagd voor de landelijke sturing op datavraagstukken over de vastgoedportefeuille. Als verbindende schakel tussen beleid en uitvoering leveren wij een bijdrage aan een betaalbare, duurzame en toekomstbestendige portefeuille die de politie ondersteunt in haar taken, vandaag en in de toekomst.

De opgave

De politie beheert een portefeuille die vrijwel elke vastgoedcategorie raakt: teambureaus, meldkamers, cellencomplexen, opleidingslocaties, stallingen en kantoren. Die objecten worden regionaal beheerd, maar landelijk verantwoord. Als de gegevens per eenheid net anders zijn vastgelegd, verschuift het portefeuillebeeld bij elke actualisatie en gaat het gesprek in de stuurgroep over de cijfers in plaats van over de keuze.

Het nieuwe team Landelijk Portefeuillemanagement is opgericht om die sturing te versterken. De vraag aan ons was tweeledig: help de gegevenshuishouding zo in te richten dat er landelijk op te sturen valt, en zorg dat de vertaling naar beleid en uitvoering daadwerkelijk gemaakt wordt.

Onze aanpak

Wij zijn begonnen bij de definities. Welke oppervlakte tellen we mee, wat noemen we leegstand, welke kosten horen bij welk object, en wie is eigenaar van dat gegeven? Die vragen zijn saai tot het moment dat er een investeringsbesluit op gebaseerd wordt. Door ze vooraf vast te leggen en het eigenaarschap per gegevensveld te beleggen, ontstond er een basis waar de eenheden zich in herkenden.

Vervolgens hebben wij de sturingsvraag opgehaald: welke besluiten worden op welk niveau genomen, en welke informatie is daarvoor nodig? Pas daarna is gekeken naar rapportages en dashboards. Die volgorde is bewust, want een dashboard dat niet aansluit op de besluitvorming wordt na drie maanden niet meer geopend.

In de dagelijkse praktijk zitten wij zowel aan de landelijke tafel als in de regio. Wij vertalen beleidsdoelstellingen naar stuurbare indicatoren, toetsen of de onderliggende gegevens die belasting aankunnen en begeleiden de gesprekken waarin beleid, financiën en uitvoering tot dezelfde conclusie moeten komen.

De opdracht laat zien waar wij het verschil maken: niet door een rapport op te leveren, maar door de sturing zo in te richten dat de organisatie hem zelf kan voeren.

Het resultaat

• Een eenduidig definitiekader voor de landelijke portefeuille, met eigenaarschap per gegevensveld.
• Stuurinformatie die aansluit op de besluiten die daadwerkelijk genomen worden, per niveau.
• Een team dat zelfstandig verder kan, doordat de werkwijze is vastgelegd en overgedragen.