Informatiemanagement Ministerie van Justitie en Veiligheid

Het ministerie van Justitie en Veiligheid werkt aan een veilige en rechtvaardige samenleving. De Directie Huisvesting en Facilities (DH&F) zorgt dat de gebouwen van JenV, van kantoren tot gevangenissen en rechtbanken, blijven voldoen aan de eisen die het primaire proces aan de huisvesting stelt. Cleverstone werd via het Dynamisch Aankoopsysteem van het Rijk geselecteerd als adviseur informatiemanagement voor deze directie.

De opgave

DH&F is een beleidsmatige huisvestingsorganisatie die in netwerken met anderen werkt, met het Rijksvastgoedbedrijf als belangrijkste partner. Daardoor had de directie onvoldoende zicht op haar eigen informatiepositie: welke informatie is nodig om te sturen, wie heeft die informatie, en wat ontbreekt? Die vraag is pas te beantwoorden als de visie en strategie van de directie helder zijn. Informatiemanagement en strategie kunnen niet zonder elkaar.

Onze aanpak

We namen de JenV-brede bedrijfsvoeringsagenda als kapstok: het versterken van het JenV-collectief, het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en het optimaliseren van de besturing. Daaruit volgden de thema’s duurzaamheid, flexibiliteit en sturing op dienstverlening en langdurige contracten. Binnen die thema’s lopen projecten en programma’s die elk een eigen informatiebehoefte hebben.

Het project liep bewust parallel aan de uitwerking van de visie en strategie binnen de directie. Eerst het strategiemodel, dan per doel de KPI’s en de benodigde stuurinformatie, en ten slotte per KPI de informatiepositie: wat kan uit bestaande bronnen en partners komen, en wat moet de directie zelf opbouwen?

Zo kreeg de directie een informatiepositie die aansluit op waar zij op wil sturen, in plaats van op wat toevallig beschikbaar is. Dezelfde volgorde, eerst de definities en de doelen en dan pas de data, hanteren wij nog steeds in onze opdrachten rond portefeuillesturing en informatiemanagement.

Het resultaat

• Een plan van aanpak dat informatiemanagement koppelt aan de visie en strategie van de directie, met de JenV-brede bedrijfsvoeringsagenda als kapstok.
• Per thema (duurzaamheid, flexibiliteit, sturing op dienstverlening en langdurige contracten) de kwalitatieve en kwantitatieve informatiebehoefte in kaart.
• Een strategiemodel met KPI's en de stuurinformatie die daarbij hoort, als basis voor de informatiepositie van de directie.
• Inzicht in welke informatie bestaande partners, met name het Rijksvastgoedbedrijf, kunnen leveren en wat de directie zelf moet opbouwen.