Opdrachtgeverschap Terminal Schiphol

Binnen Schiphol Infrastructure is Cleverstone gevraagd om als project owner het opdrachtgeverschap te voeren voor projecten in de terminal. Het zwaartepunt ligt bij Arrival Filters Improvement (AFI), het programma dat de aankomstfilters bij de grenspassage toekomstvast moet maken. Daarnaast voeren wij de regie op Plaza, waar tientallen projecten samenkomen. In beide gevallen brengen wij partijen en belangen bij elkaar, zodat besluiten tot op het hoogste niveau genomen worden met draagvlak bij de mensen die ze moeten uitvoeren.

De opgave

Elke passagier die van buiten Schengen op Schiphol landt, komt door een aankomstfilter. Daar komen grenscontrole, beveiliging, operatie en passagiersbeleving op een paar duizend vierkante meter samen. Met de verwachte groei loopt dat proces tegen zijn grenzen aan: schaarste aan grenspersoneel en ruimte, lange wachttijden en wachtruimtes die op piekmomenten vollopen.

AFI is een opgave waar al langer aan gewerkt werd, met veel partijen die elk vanuit hun eigen belang naar dezelfde vierkante meters keken. Zo’n traject komt makkelijk vast te zitten: iedereen ziet het probleem, maar er komt geen oplossing die door alle partijen gedragen wordt. Onze opdracht was om het project weer in beweging te krijgen. Dat begon met een bredere blik: alle vier de aankomstfilters in samenhang bekijken, en daarbij niet alleen naar capaciteit kijken, maar ook naar doorstroming, wachtbeleving en de waarde van de investering.

Op Plaza speelde een vergelijkbaar probleem in een andere vorm. Daar liepen tientallen projecten door elkaar, elk met een eigen planning en budget, waardoor raakvlakken laat zichtbaar werden en besluitvorming vastliep.

Onze aanpak

Bij AFI zijn we teruggegaan naar de uitgangspunten. Hoe lang mag een passagier wachten, hoeveel ruimte heeft hij nodig, en hoeveel passagiers per minuut kan de grenscontrole verwerken? Die vragen lijken technisch, maar ze bepalen of een ontwerp van tientallen miljoenen euro’s straks klopt. Daarom gaan ze eerst ter besluitvorming, voordat er een tekening wordt gemaakt.

Daarna hebben we de governance zo ingericht dat iedereen vanaf het begin aan tafel zit. De Koninklijke Marechaussee, Security, Operations, de commerciële organisatie en planning worden geraadpleegd voordat een stuk de Project Board bereikt, niet erna. De business owner geeft richting en neemt besluiten. Elke volgende stap gaat langs de vaste beslismomenten van Schiphol, met per fase stukken die compleet zijn.

Bij Plaza hebben we eerst overzicht gemaakt: alle projecten op één lijst, met per project de eigenaar, de fase en de afhankelijkheden. Pas toen dat beeld er lag, werd duidelijk waar keuzes nodig waren en in welke volgorde.

In de dagelijkse praktijk zitten wij tussen operatie, grenspartners, ontwerpteams, financiële sturing en de directie. Wij halen de belangen op, maken de afwegingen zichtbaar en zorgen dat het voorstel dat op tafel ligt, door alle betrokkenen gedragen wordt.

Het resultaat

• Een programma dat weer in beweging is, op basis van gedeelde uitgangspunten voor wachttijd, ruimte en procestijd.
• Een governance waarin grenspartners, operatie en beveiliging vooraf aan tafel zitten in plaats van achteraf.
• Eén overzicht van de projecten in Plaza, met zichtbare raakvlakken en afhankelijkheden.