Beoordeling vastgoedaanbiedingen European Customs Authority

De Europese Unie richt een nieuwe European Customs Authority op, en Nederland kandideerde als vestigingsland. Voor de huisvesting van die autoriteit ontving het ministerie van Financiën vastgoedaanbiedingen. Cleverstone kreeg de opdracht om die aanbiedingen onafhankelijk te beoordelen.

De opgave

Een vestigingsbod staat of valt met de huisvesting: de aangeboden gebouwen moeten voldoen aan een uitgebreid, vertrouwelijk programma van eisen en wensen, van beveiliging en bereikbaarheid tot flexibiliteit en representativiteit. De beoordeling moest in korte tijd gebeuren, navolgbaar zijn voor de betrokken commissies en standhouden bij de uiteindelijke keuze.

Onze aanpak

Wij toetsten maximaal vijf aanbiedingen aan het programma van eisen, met een vaste set vragen en antwoorden aan de aanbieders en een beoordelingsformulier dat per eis en per wens laat zien hoe een aanbieding scoort en waarom. Zo is elke beoordeling terug te voeren op het programma en vergelijkbaar met de andere aanbiedingen.

De beoordeling lichtten wij toe in de vergadering van de adviescommissie en daarna, op verzoek van de opdrachtgever, in de selectiecommissie. Daarmee had de commissie niet alleen een score, maar ook het verhaal erachter: waar een aanbieding sterk is, waar risico’s zitten en wat dat betekent voor de keuze.

Deze opdracht is kenmerkend voor hoe wij werken bij huisvestingskeuzes: een helder toetsingskader, een vergelijking die intern uitlegbaar is en een adviseur die het advies zelf komt verdedigen.

Het resultaat

• Een onderbouwde beoordeling van de ingediende aanbiedingen aan het vertrouwelijke programma van eisen en wensen, vastgelegd in een beoordelingsformulier.
• Een set vragen en antwoorden waarmee onduidelijkheden in de aanbiedingen vóór de beoordeling zijn weggenomen.
• Toelichting van de beoordeling in de adviescommissie en, op verzoek van de opdrachtgever, in de selectiecommissie.
• Een besluitvormingsproces op een strakke planning: van offerte tot eindadvies binnen enkele weken.