Vastgoed managen met Excel, dat lukt ons wel!

Of je het nu leuk vindt of niet; vrijwel elke organisatie heeft vastgoed nodig voor haar primaire proces. Van kantoor tot retail en van logistieke ruimte tot datacenter. Veel van dit vastgoed behoort niet tot het strategische deel van de portefeuille en wordt daarom voor een bepaalde periode gehuurd. Veel organisaties hebben complete inhouse-vastgoedafdelingen die de rituele dans met de verhuurder uitvoeren om tot een voor beide partijen aanvaardbare overeenkomst te komen, andere organisaties besteden deze opgaves uit. Aangezien de kosten voor vastgoed, na personeelskosten, vaak de grootste operationele kostenpost voor een organisatie vertegenwoordigen is het logisch dat hier veel tijd en aandacht naar uitgaat. Wanneer er een huurovereenkomst wordt aangegaan, worden de gemaakte afspraken over opzegtermijnen, break- en verlengingsopties, en wederopeleveringsverplichtingen dan ook zo goed mogelijk gedocumenteerd en liggen de uitzonderingen op ‘de normale gang van zaken’ uiteraard vers in het geheugen. Maar wat gebeurt er vervolgens met deze vastgoedcontracten en informatie?

Excel, kan dat wel?

Helaas blijkt uit ervaring dat huurcontracten te vaak met verschillende softwarepakketten of met de bekende losse Excelletjes worden gemanaged. Tot een huurcontract of twintig kan Excel een goed hulpmiddel zijn om het overzicht te bewaken, maar naarmate het aantal contracten toeneemt is Excel eerder een last dan een hulpmiddel. Dit blijkt uit het feit dat deze Excellijstjes door alle afzonderlijke teamleden met eigen input wordt ‘verrijkt’, wat juist leidt tot een gebrek aan overzicht en een ontoereikend managementinformatie. Nu vraagt u zich misschien af; ‘Waarom zou ik me hier druk om maken’? Het antwoord is natuurlijk dat wanneer de basis van het vastgoedmanagement niet op orde is, dat vervelende consequenties kan hebben.

De oplossing

Slecht management van huurcontracten kan een organisaties dus veel tijd en nog meer geld kosten. Logischerwijs zou je verwachten dat alle relevante vastgoeddata daarom samen in één systeem te vinden is. Zo kan iedere vastgoedprofessional, ongeacht zijn of haar locatie, op dezelfde basisdata vertrouwen. Deze data (= feiten en gegevens) kan groeien tot informatie (= inzichten en verbanden) wanneer deze vastgoeddata via de juiste software op een overzichtelijke manier wordt samengevoegd. Dit zorgt ervoor dat de gebruikelijke fouten die met Excel gemaakt worden, worden voorkomen en kan de vastgoedprofessional de juiste besluiten nemen. Aan de keuze uit alle software-oplossingen en aanbieders zal het niet liggen, want deze is enorm. Stelt u zichzelf dan ook vandaag nog de vraag hoe het met uw vastgoedmanagement staat en welke rol Excel daarin speelt.

maar…

Ondanks dat het goed managen van vastgoedcontracten een eenvoudige manier van geld en tijd besparen is, is het geen ultiem doel op zichzelf. Het doel van ieder vastgoedmanagementteam zou moeten zijn om te komen tot een professionele en toekomstbestendige vastgoedportefeuille. Welke stappen daarvoor nodig zijn? Daarover meer in een volgende blog!

Leave a Reply